Whistleblowing Informativa Privacy

INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Per le “persone segnalanti” ed eventuali “facilitatori” ai sensi del d. lgs. n. 24 del 2023 (attuativo della c.d. “direttiva Whistleblowing”)

“riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”

Per Tamburi Investment Partners S.p.A. la protezione dei dati è un argomento molto serio per cui con la presente desideriamo informarla in merito alle modalità con le quali i dati vengono trattati ed ai diritti che lei può esercitare ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati, in particolare del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche: “GDPR”).

1. Titolare del trattamento e DPO

Titolare del trattamento

Tamburi Investment Partners S.p.A.

Sede Legale: Via Pontaccio 10

20121 Milano (MI)

Dati contatto telefonico: 02.8858801

Dati di contatto e-mail: TIP@tamburi.it

Data Protection Officer (DPO)

Avv. Vera Cantoni

Domicilio per l’incarico Via Turati 26, 20121 Milano (MI)

Dati contatto telefonico: 02.70039991

Dati contatto e-mail: dpo@tamburi.it

2. Le categorie di dati che vengono sottoposti a trattamento

Le categorie di “dati personali” (ex. Art. 4.1 del GDPR) trattati dal Titolare possono essere, a mero titolo esemplificativo ma certo non esaustivo:

dati anagrafici e identificativi (nome, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, occupazione/mestiere, ecc.), qualora siano rilasciati dall’Interessato (ossia qualora la segnalazione non venga effettuata in forma anonima oppure lo stesso decida di comunicarli in una fase successiva della gestione della segnalazione);
dati di contatto (indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e dati similari), qualora siano rilasciati dall’interessato, come sopra riportato al punto precedente;
dati relativi a eventuali registrazioni audio effettuate dal Segnalante e/o dal “facilitatore”, derivanti dalle modalità di effettuazione della segnalazione;
informazioni acquisite in conseguenza della segnalazione, tra cui a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, informazioni sull’attività lavorativa e/o professionale svolta, rapporti lavorativi o professionali, anche indiretti, con il segnalato o le persone coinvolte, circostanze e motivi per cui l’Interessato è venuto a conoscenza delle sospette violazioni di obblighi normativi;
eventuali dati particolari relativamente alla segnalazione di alcuni tipi di illecito o di violazione, qualora l’Interessato subisca tali illeciti o sia un soggetto offeso in tale ambito (a titolo esemplificativo e non esaustivo: dati relativi alla salute nel caso di segnalazione di reati e altri illeciti connessi a infortuni sul lavoro, qualora l’Interessato abbia comunicato anche i propri dati identificativi e sia la stessa vittima dell’infortunio);
con riferimento al “facilitatore” il trattamento riguarderà esclusivamente dati identificativi, anagrafici, e di contatto, nonché dati inerenti ai rapporti con il Segnalante, con riferimento ai rapporti lavorativi, e quelli inerenti all’assistenza fornita a quest’ultimo.

3. Liceità e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene in conformità alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di ogni altra normativa sulla protezione dei dati applicabile. Di seguito vengono forniti i dettagli:

3.1 Finalità volte all’adempimento di un obbligo legale (ex art. 6, paragrafo 1 (c) del GDPR) e art. 9, paragrafo 2 (b) GDPR)

Adempimento di obblighi previsti da Leggi, Regolamenti e dalla Normativa Comunitaria, con particolare riferimento a quelli previsti dal d.lgs. n 24 del 2023 e, più, in generale, in tema di protezione delle persone, che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali (c.d. normativa in materia di “Whistleblowing”).

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per la finalità: a), per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Questi tempi possono allungarsi in caso di contenzioso, di accertamenti delle autorità pubbliche o giudiziarie, nonché di eventuali disposizioni speciali di legge.

3.2 Finalità coperte dal consenso dell’interessato (ex art. 6, paragrafo 1 (a) del GDPR e art. 9, paragrafo 2 (a) GDPR)

Nei casi in cui sia utilizzata una linea telefonica registrata o altro sistema di messaggistica vocale registrato (quale, a titolo esemplificativo, messaggio vocale registrato), documentazione della segnalazione mediante la sua registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, oppure mediante la sua successiva trascrizione integrale, in conformità con quanto indicato dall’art. 14, co. 2, d.lgs. n. 24/2023 (c.d. normativa in materia di “Whistleblowing”) e nei limiti ivi indicati.

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per quanto riguarda i limiti all’esercizio dei diritti dell’Interessato (incluso quello di cancellazione) e alla revoca del consenso, nonché le conseguenze del conferimento dei dati si rinvia alla sezione denominata “Diritti del Soggetto Interessato” e alla sezione denominata “Possibile conseguenza della mancata comunicazione dei dati e natura del conferimento dei dati”. A tal proposito, si specifica sin d’ora che, successivamente all’acquisizione o documentazione mediante registrazione della segnalazione (anche se tali fasi o trattamenti hanno come base il consenso dell’interessato), i dati ivi contenuti verranno trattati per finalità basate su un obbligo di legge e non su tale consenso (e quindi in coerenza con la finalità 3.1 lett. a), con tutte le connesse conseguenze riportate nella presente informativa per quest’ultima finalità, le quali sono riportate nelle sezioni dell’informativa sopra riportate.

Questi tempi possono allungarsi in caso di contenzioso, di accertamenti delle autorità pubbliche o giudiziarie, nonché di eventuali disposizioni speciali di legge.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (e) del GDPR) *

Nell’ambito delle suindicate finalità, il Titolare del trattamento potrà comunicare i suoi dati a:

uffici e funzioni interne del Titolare medesimo, appositamente incaricati della gestione della segnalazione, nonché, relativamente e limitatamente al Segnalante, gli uffici eventualmente coinvolti ai fini dell’adozione di opportuni provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalato, previo rilascio di apposito e libero consenso da parte del Segnalante;
eventuali soggetti esterni affidatari della gestione del canale di segnalazione;
società e ad operatori professionali che forniscono servizi informatici, tra cui, ad esempio gestione software e dei cloud;
organismi di controllo e di vigilanza del Titolare, ove fosse necessario per lo svolgimento dei propri compiti di controllo;
relativamente al Segnalante, eventuali studi legali, qualora il seguito della segnalazione comporti l’instaurazione di procedimenti giudiziari, nell’ambito dei quali fosse necessario rivelare l’identità del Segnalante, previo consenso del Segnalante;
relativamente al Segnalante, le persone coinvolte, nell’ambito dei procedimenti disciplinari o di segnalazione, qualora fosse indispensabile, rispettivamente, per la difesa dell’incolpato o della persona coinvolta, previo rilascio, in quest’ultimo caso, di apposito e libero consenso da parte dell’Interessato;
autorità giudiziarie e/o autorità pubbliche di vigilanza;
altre pubbliche amministrazioni e autorità pubbliche.

* Maggiori informazioni sui Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) sono disponibili presso il Titolare del trattamento dei dati personali ai recapiti sopra indicati.

5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (f) del GDPR) * e trasferimento dei dati in Paesi extra UE

Il Titolare le comunica che non ha intenzione di trasferire i suoi dati in paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

* Maggiori informazioni sui Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) sono disponibili presso il Titolare del trattamento dei dati personali ai recapiti sopra indicati.

6. Diritti del Soggetto Interessato (ex. art. 13 paragrafo 2 (b) del GDPR)

L’Interessato può far valere i seguenti diritti, specificando che non possono essere esercitati qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità dei segnalanti e dei facilitatori, così come previsto dall’articolo 2 undecies co. 1 lett. f), del Codice della Privacy e che, comunque, possono essere esercitati limitatamente ai casi in cui non siano in contrasto con gli obblighi del Titolare relativamente agli adempimenti di cui al d. lgs. n. 24 del 2023, sopra richiamato (di seguito anche Decreto):

diritto di accesso dell’Interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia), nei limiti previsti dal Regolamento UE e dalla normativa vigente applicabile, inclusi quelli sopra riportati;
diritto di rettifica dei propri Dati Personali, qualora l’Interessato rilasci i propri dati personali e fermo restando il diritto di verifica, rettifica e conferma di eventuali trascrizioni integrali nei casi indicati al 2° comma dell’art. 14 del suddetto Decreto [art. 16 del Regolamento UE] (l’Interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati), nei casi previsti dal GDPR e limitatamente alle eventuali ipotesi residue che potrebbero configurarsi nell’ambito dei trattamenti in oggetto, tenuto conto che il Titolare è tenuto a conservare i dati in questione per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre 5 anni. Pertanto, fatta eccezione per le eventuali ipotesi residuali che dovessero astrattamente configurarsi – quali, ad esempio, casi di conservazione per un periodo ulteriore rispetto al rispettivo termine massimo sopra indicato per entrambe le finalità sopra riportate che non sia giustificato – il diritto alla cancellazione potrà risultare limitato o non completamente esercitabile per tutta la durata del periodo di conservazione imposto dalla normativa);
diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’Interessato [art. 18 del Regolamento UE];
diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], l’Interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri Dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;
diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);
diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati, [art. 22 del Regolamento UE] (l’Interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’Interessato potranno ottenersi richiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamati, ai recapiti sopra riportati.

Relativamente alle finalità, per le quali fosse richiesto il consenso, l’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro.

I suddetti diritti possono essere esercitati secondo quanto stabilito dal Regolamento inviando, anche, una e-mail al seguente indirizzo TIP@tamburi.it, precisando che l’Interessato potrà esercitare il diritto di accesso, di cui all’art. 15, limitatamente ai propri dati personali e con esclusione, quindi, dei dati personali relativi ai soggetti segnalati o alle persone coinvolte, fermo restando quanto previsto in merito all’obbligo di riscontro alla segnalazione, ai sensi del suddetto decreto legislativo, contenente la comunicazione relativa al seguito della segnalazione stessa.

In ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, il Titolare procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Per consentire un più celere riscontro delle Sue richieste formulate nell’esercizio dei su indicati diritti, le stesse potranno essere rivolte al Titolare indirizzando le medesime ai recapiti indicati al punto 1.

7. Diritto di proporre reclamo (ex art. 13 paragrafo 2 (d) del GDPR)

L’Interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo Internet http://www.garanteprivacy.it oppure inviando comunicazione scritta all’ Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

8. Possibile conseguenza della mancata comunicazione dei dati e natura del conferimento dei dati (ex art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

8.1. In caso di adempimento di obblighi di legge o contrattuali

Si informa che con riferimento alla finalità sopra riportata, a differenza di altre finalità di trattamento che hanno come base giuridica un obbligo legale, l’interessato fornisce i propri dati personali liberamente e volontariamente.

Pertanto, relativamente ai trattamenti sopra riportati, si specifica che, il conferimento dei dati personali sarà libero, facoltativo e volontario, in seguito a iniziativa spontanea dell’Interessato, pur potendo rimanere tale conferimento di dati, almeno in forma anonima, necessario affinché il Titolare possa procedere con la gestione di eventuali segnalazioni e adempiere ai connessi obblighi di legge, ai quali è sottoposto (quindi non è assolutamente necessario, a tal proposito, l’invio dei dati identificativi del Segnalante o di altre informazioni che, anche indirettamente, ne rivelino l’identità oppure di effettuare la segnalazione tramite canale vocale senza c.d. “mascheramento” della voce). Si informa, quindi, altresì che successivamente all’invio della segnalazione e al connesso conferimento di dati, l’Interessato non potrà revocare tale conferimento e/o chiedere la cessazione dei connessi trattamenti (a titolo esemplificativo e non esaustivo, non potrà chiedere la cancellazione dei dati acquisiti e conservati, fatto salvo quanto sopra riportato alla sezione 6). Per completezza, si informa che solamente i gestori o destinatari delle segnalazioni hanno la prerogativa di valutare come non pertinenti od erronei i dati conferiti nell’ambito delle segnalazioni e che tale prerogativa non appartiene al Segnalante, con le conseguenze del caso sull’esercizio del diritto alla cancellazione. Il Segnalante può tuttavia fornire le informazioni e le osservazioni dallo stesso ritenute opportune al fine di rivelare i suddetti errori e/o di contribuire alle suddette rivelazioni.

Inoltre, a scanso di equivoci, si ribadisce, come riportato sopra e in altri documenti del Titolare, che le informazioni e i dati inviati con la segnalazione possono o potrebbero non contenere nessun dato identificativo del Segnalante (se effettuata in forma scritta o vocale con mascheramento della voce), né altra informazione che possa essere strumentale a identificarlo e, quindi in tal caso non comporteranno, nessun conferimento né trattamento di dati personali dell’interessato (fino ad eventuale successiva rivelazione da parte del Segnalante stesso).

8.2. In caso di consenso dell’interessato

Per la finalità sopra riporta, per la quale è richiesto il consenso, l’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro. Pertanto, il trattamento che è stato effettuato prima della revoca del consenso non subirà effetti e manterrà la sua legittimità.

Con particolare riferimento alla suddetta finalità (ossia alla documentazione delle segnalazioni acquisite tramite canali orali registrati), si precisa che l’esercizio del diritto di revoca del consenso da parte dell’interessato può valere solo per le registrazioni future o per la prosecuzione delle stesse e non per quanto già registrato e/o trascritto. Si specifica che successivamente all’acquisizione o documentazione della segnalazione, i dati ivi contenuti verranno trattati per finalità basate su un obbligo di legge e non sul consenso, e quindi la revoca del consenso può avere come unico effetto l’interruzione dell’eventuale registrazione in corso o il mancato svolgimento di nuove registrazioni, ma, come già detto non avrà nessun effetto sulle registrazioni acquisite e sulla connessa documentazione effettuata.

Pertanto, dal momento dell’acquisizione o documentazione della segnalazione, per quanto riguarda il conferimento dei dati e le possibili conseguenze si rinvia al precedente 8.1 che si richiama integralmente.

Il mancato o parziale consenso potrebbe non garantire lo svolgimento delle attività, con riferimento alle singole finalità per cui il consenso viene negato.

Quando i dati non sono più necessari, tenuto conto dei periodi di conservazione sopra riportati, questi vengono regolarmente cancellati.

9. Esistenza di un processo decisionale automatizzato (profilazione inclusa)

È attualmente escluso l’uso di processi decisionali meramente automatizzati come dettagliato dall’articolo 22 del GDPR. Se in futuro si decidesse di istituire tali processi per casi singoli, l’Interessato ne riceverà notifica in separata sede qualora ciò sia previsto dalla legge o aggiornamento della presente informativa.

10. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati prevalentemente, se non esclusivamente, in forma informatizzata e telematica e conservati nella specifica area dell’apposita piattaforma per la gestione delle segnalazioni, cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, i soggetti incaricati per la gestione delle segnalazioni, espressamente designati dal Titolare quali Responsabili o Autorizzati del trattamento dei dati personali, che potranno trattare eccezionalmente i dati, qualora ritenuto opportuno da tali soggetti, anche su supporti rimovibili o cartacei (con le specifiche misure previste dal Titolare), fatto salvo l’utilizzo di ulteriori supporti necessari (utilizzati dal Titolare e dai propri studi legali) in caso di procedimenti disciplinari e contenziosi, nei limiti indicati dal paragrafo 4, dal suddetto Decreto e dalle connesse disposizioni aziendali. Tali soggetti potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

La presente informativa e i successivi aggiornamenti sono pubblicati sul sito internet del Titolare nell’apposita piattaforma per la gestione delle segnalazioni.